AI導入で情報漏えいを防ぐために、中小企業が確認しておきたいこと

生成AIを業務で使いたいと思っても、顧客情報や取引先の情報を入力してよいものか判断がつかず、結局使わないままになっている、という会社もあるでしょう。専任のセキュリティ担当者を置きにくい中小企業では、AI利用のルールづくりや管理を誰が担うかが課題になりやすいと考えられます。周りの会社が活用を進めているという話を聞くたびに、焦りを感じつつも、なかなか最初の一歩を踏み出せずにいる、という状況かもしれません。

「便利そうだから使ってみたい」という気持ちと、「何か問題が起きたらどうしよう」という不安の間で、結局判断を先送りにしてしまう、というケースも少なくないと考えられます。ニュースで生成AIの情報漏えい事例を目にするたびに、その不安がさらに大きくなってしまう、という声もあるでしょう。誰かが具体的な線引きを示してくれれば、もっと安心して踏み出しやすくなるはずです。

この記事では、情報漏えいが起こりやすい経路と、中小企業が確認しておきたい対策を整理します。

情報漏えいが起こる主な経路

サービスや設定によっては、無料版・個人向けプランで入力データがモデル改善等に利用される場合があると指摘されています。会話の中でうっかり触れた情報が、そのまま別の文脈で参照される可能性がゼロではない、という点は意識しておく必要があるでしょう。手軽に使える分、こうした仕組みの違いは見落とされがちです。

また、社員が個人のアカウントで無許可にAIを使う、いわゆる「シャドーAI」によって、会社が把握していないところでデータが外部に渡ってしまうこともあると考えられます。会社として利用ルールを整備していても、社員が個人的に別のツールを使っていれば、そのルールは意味を持ちません。業務効率化のために良かれと思って個人アカウントを使い始める社員もいるため、一方的に禁止するだけでは根本的な解決にならないとも考えられます。頭ごなしに禁止するのではなく、安全に使える代替手段をきちんと用意する方が現実的でしょう。

便利な外部連携機能や、会話内容を共有できるリンク機能によって、意図せず情報が外部に漏れてしまうケースもあると指摘されています。共有機能自体は便利なものですが、何を共有しているのか意識しないまま使ってしまうと、想定していなかった範囲まで情報が広がってしまう可能性があります。

これらの経路に共通しているのは、悪意のある攻撃というより、日常的な使い方の延長線上で起こりやすいという点です。特別な知識がなくても対策できる部分が多い一方、意識していなければ気づかないまま使い続けてしまう、という危うさもあります。だからこそ、一人ひとりの注意力に頼るのではなく、会社としての仕組みで防ぐ発想が重要になってきます。

入力してはいけない情報

社内ルールとして、顧客・従業員の個人情報、取引先の未公開情報、契約内容、パスワード等は入力禁止とするのが基本だとされています。何を入力してよいか迷ったときは、「その情報が外部に漏れても問題ないか」を基準に考えるとよいでしょう。この基準さえ社員の間できちんと共有できていれば、一つひとつのケースについて毎回個別に判断を仰ぐ必要も自然と減っていくと考えられます。

特に、契約書の下書きや見積もりの相談など、業務上どうしても具体的な情報に触れざるを得ない場面では、固有名詞を仮名に置き換えてから入力する、といった一手間を挟むことも有効だと考えられます。「A社」「B様」のように置き換えるだけでも、リスクを大きく減らせる場合があります。

社内ルールとして具体化すべきこと

情報漏えい対策では、技術的な対策に加えて、入力してよい情報の線引きを社内ルールとして明確にすることも重要だとされています。入力禁止情報をリストとして明文化すること、会社として利用するAIツールを指定し、法人向けプランの利用を含めて統一的に管理すること、学習に使われないよう設定(オプトアウト)を標準化することが、具体的なルールとして挙げられています。

技術的な対策(アクセス制限やログの監視等)ももちろん有効ですが、専任のセキュリティ担当者がいない中小企業にとっては、まず社内で共有できるルールを整えることの方が、現実的な第一歩になると考えられます。大きな仕組みを整えてから細部を詰めていく、という順番の方が無理なく進められるでしょう。

ここまでの内容を整理すると、次のようになります。

ルール	内容
入力禁止情報リストの明文化	顧客・従業員の個人情報、取引先の未公開情報、契約内容、パスワード等
法人向けプランへの統一	業務利用は原則として無料版・個人プランではなく法人向けプランに揃える
学習オプトアウト設定	入力データが学習に使われないよう設定を標準化する

ルールは複雑である必要はなく、社員が読んですぐ理解できる短いものの方が、実際に守られやすいと考えられます。細かい例外規定を積み重ねるより、「これだけは守る」という最低限の線を明確にする方が、現実的な運用につながりやすいでしょう。

ルールを紙一枚にまとめて、目につく場所に貼っておく、朝礼で一言触れる、といった地道な共有方法も有効だと考えられます。立派な規定文書を作ることよりも、社員一人ひとりが実際に内容を覚えていて、日々の業務の中で自然に意識できる状態を作ることの方が重要でしょう。作った直後は意識されていても、時間が経つと忘れられてしまうこともあるため、定期的に思い出す機会を作ることも大切です。

進め方――現状把握から運用見直しまで

まず社内でどのAIツールがどう使われているかを把握し、使うツールを決めます。そのうえでルールを策定し、社員に周知したうえで、実際の運用を見ながら定期的に見直していく、という流れが考えられます。最初の一歩の踏み出し方については、別記事で整理しています。

特に最初の「現状把握」の段階では、すでに社員が個人的にAIを使っているかどうかも含めて確認しておくとよいでしょう。想定より広くAIが使われている実態が見えてくることも珍しくなく、そこから逆算してルールを設計する方が、現実に即した内容になりやすいと考えられます。頭ごなしに聞くと本当のことを話してもらえない場合もあるため、聞き方にも配慮が必要かもしれません。

一度ルールを決めたら終わりではなく、実際に運用してみて分かった不都合を反映しながら、少しずつ現実に合った形に調整していくことも重要だと考えられます。最初から完璧なルールを目指す必要はないでしょう。運用してみて初めて気づく抜け穴や、現場の実態に合わない部分は、どうしても出てくるものです。そのたびに柔軟に見直していく姿勢の方が、長い目で見れば結果的に実効性のあるルールに育っていくと考えられます。

自社だけで判断が難しい場合

どこまでルールを厳しくすればいいのか、何を優先して決めればいいのか、判断がつかない場合もあるでしょう。特に、業種によって扱う情報の性質が異なるため、他社の事例をそのまま当てはめられないこともあります。厳しくしすぎると誰も使わなくなり、緩すぎるとリスクが残る、そのバランスの取り方に悩む会社も多いと考えられます。同業他社が実際にどのように運用しているのか知りたくても、なかなか情報が手に入らないという事情もあるでしょう。

このような場合、現状を一緒に整理するという意味で、外部の専門家に相談するという選択肢もあります。第三者の視点が入ることで、自社の業務に合ったルールの線引きが見えてくることもあるでしょう。社内だけで議論していると、どうしても「念のため禁止」という方向に傾きやすく、結果的に活用が進まなくなってしまうこともあります。

まとめ

情報漏えいは、AIの導入自体を諦める理由にはならないと考えられます。入力してよい情報の線引きを決め、社内ルールとして共有することで、対策を進めることができます。不安を理由に活用そのものを止めてしまうより、最低限のルールを整えたうえで一歩踏み出す方が、結果的に得られるものは大きいと考えられます。何も対策をしないまま使い続けることこそ、実は最もリスクが高い状態だと言えるかもしれません。

まずは、入力してはいけない情報をリストにするところから始めてみてください。小さな一歩の積み重ねからでも、安心して活用できる状態に着実に近づいていくはずです。