「AIを導入した方がいいのは分かっているが何から始めればいいか分からない」中小企業が最初にすべきこと

AIを導入した方がいい、というのは分かっている。でも、具体的に何から手をつければいいのか分からないまま、時間だけが過ぎている——そんな状態の会社もあるでしょう。周りの会社がAIを使い始めていると聞くたびに焦りは感じるものの、いざ自社で何をすべきかとなると、手が止まってしまうこともあります。

社内にAIに詳しい人材がいない場合、何から情報収集すればいいのかすら分からず、検討そのものが後回しになってしまうことも珍しくありません。セミナーや記事で情報を集めれば集めるほど、選択肢が増えてかえって迷いが深くなる、ということも起こりがちです。

「いつかやらなければ」と思いながら数ヶ月、数年が経ってしまっている会社も少なくないでしょう。この記事では、大がかりな計画を立てる前に、まず着手できる範囲の一歩を提示します。特別な予算や専門知識がなくても始められる範囲に絞って整理していきます。

この記事では、AI導入の検討を始めたばかりの会社が、最初に何をすればいいかを整理します。

なぜ「何から始めるか」で止まってしまうのか

失敗の多くは、対象業務を決めないままツール選びから入ってしまうことに起因すると指摘されています。「話題になっているツールをとりあえず契約する」という進め方では、どの業務に当てはめるかが決まっていないため、導入が進みにくくなる、という結果になりやすいようです。契約した時点で満足してしまい、その後の活用まで意識が向かない、という状況も起こりやすいと考えられます。

ツールそのものを比較検討することに時間をかけてしまい、肝心の「どの業務に使うか」が後回しになる、という順番の入れ替わりが起きやすい点にも注意が必要でしょう。高機能なツールを選んだつもりでも、当てはめる業務が曖昧なままでは、効果を実感しにくくなります。

また、「AI導入プロジェクト」のように大きく構えてしまうと、企画書を作る、予算を確保する、関係部署の合意を取るといった準備だけで時間が過ぎてしまうこともあります。最初の一歩は、そうした大がかりな体制づくりとは切り離して考える方がよいと考えられます。

最初の一歩は「業務を1つに絞る」こと

最初の一歩は、社内の業務を棚卸しして、「最初の1業務」を選ぶことだと考えられます。時間がかかっているわりに、判断の重さがそれほど大きくない作業を探すのがポイントです。あわせて、その業務に今どれくらいの時間がかかっているかを記録しておくと、後で効果を確認しやすくなります。普段何となく続けている作業ほど、実際にどれだけ時間を使っているか把握できていないことも多いため、まず記録することから始めると発見があるかもしれません。

複数の業務を同時に見直そうとすると、どれも中途半端になりやすいため、あえて1つに絞り込むことが、結果的に導入を進めやすくすると考えられます。欲張らずに範囲を狭めることが、かえって前進につながるという逆説的な面があります。

業務を選ぶ際は、売上に直結する重要な判断業務よりも、繰り返し発生する定型的な作業の方が向いていると考えられます。たとえば、日々の報告書のたたき台作成、問い合わせメールの下書き、議事録の整理といった、判断の重さがそれほど大きくない作業が候補になりやすいでしょう。

契約前に、手元のAIで小さく試す

業務を1つ選んだら、いきなり有料のツールを契約するのではなく、まず手元の汎用AIで同じ業務を試してみることが勧められています。実際に試すことで、効果や相性を契約前に確かめられます。

契約してから「思っていたのと違った」と気づくよりも、無料の範囲で試して見極める方が、時間的にも費用的にも負担が小さく済みます。この段階では完璧な結果を求めず、「使えそうかどうか」の手応えを確かめる程度で十分だと考えられます。

試す期間は、2週間程度を目安にするという考え方もあります。あまり長く続けてしまうと検証というより日常業務に組み込まれてしまい、逆に短すぎると手応えを確かめる前に終わってしまうため、区切りを決めておくことが判断のしやすさにつながると考えられます。期限を決めずに何となく続けていると、結局「試している」のか「本格導入している」のか曖昧になってしまう点にも注意が必要でしょう。

任せる範囲と、人が確認する範囲を決める

AIに任せる範囲と、人が最終確認する範囲をあらかじめ決めておくことが、安全に定着させるための重要なポイントの一つだと指摘されています。あわせて、外部に出せない情報を渡さないという線引きも、この段階で決めておく必要があります。

この線引きが曖昧なまま進めてしまうと、後になって「どこまでAIに任せていいのか」を都度確認することになり、かえって手間が増えてしまうこともあります。最初に決めておくことで、迷わず使い続けられる状態を作りやすくなります。

特に、顧客情報や取引先の詳細など、外部に出せない情報をどこまでAIに入力してよいかは、あらかじめ社内でルールを共有しておく必要があります。担当者ごとの判断に任せてしまうと、線引きがばらつき、意図しない情報の取り扱いにつながる可能性もあります。難しいルールを作る必要はなく、「これは入力しない」という短い一文を決めておくだけでも、最初の一歩としては十分です。

ここまでの流れを整理すると、次の4ステップになります。

ステップ	やること
1. 業務を絞る	時間がかかるわりに判断の軽い作業を「最初の1業務」として選ぶ
2. 小さく試す	契約前に手元の汎用AIで同じ業務を試し、効果と相性を確かめる
3. 分担を決める	AIに任せる範囲と人が確認する範囲、情報の線引きを決める
4. 数字で確認して広げる	時間短縮を数字で確認し、性質の近い次の業務へ広げる

効果を数字で確認してから、次に広げる

試した結果、かかっていた時間がどれだけ短くなったかを数字で確認し、空いた時間を本来の仕事にどれだけ向けられたかを見ることが次のステップになります。効果が見えたら、性質の近い次の業務へ横に広げていく、という進め方です。

感覚的に「便利になった気がする」で終わらせず、数字として記録しておくことで、社内での説明もしやすくなります。次の業務に広げる際の判断材料としても、最初の記録が役立ちます。既製のAIツールで足りるか、独自開発が必要かの判断基準は、別記事で整理しています。

次の業務へ広げる際は、最初に選んだ業務とまったく違う性質のものよりも、似た性質の業務を選ぶ方が、1業務目で得た知見を活かしやすいと考えられます。たとえば、文章のたたき台作成で成果が出たなら、次も文章系の業務から広げていく、という進め方です。1業務ずつ着実に積み重ねていくことが、遠回りに見えて実は最短ルートだと考えられます。

自社だけで判断が難しい場合

どの業務から始めればいいか、社内だけで絞り込もうとしても、判断がつかない場合もあるでしょう。特に、複数の候補業務があって優先順位をつけられない場合、それぞれの担当者の意見が対立してしまうこともあります。「自分の部署の業務を優先してほしい」という思いが交錯し、話し合いが平行線をたどることも珍しくありません。

このような場合、現状を一緒に整理するという意味で、外部の専門家に相談するという選択肢もあります。第三者の視点が入ることで、社内の力関係にとらわれずに優先順位を整理しやすくなることもあるでしょう。「何から始めるか」自体を一緒に考えてもらえるだけでも、検討が前に進みやすくなると考えられます。

まとめ

AI導入の最初の一歩は、大きな投資やツール選びではなく、業務を1つに絞って小さく試すことだと考えられます。焦って大がかりな仕組みを整えようとするより、身近な1つの業務から始める方が、結果的に前に進みやすいでしょう。「何から始めればいいか分からない」という漠然とした不安は、対象を1つに絞った時点で、具体的な確認作業へと変わっていくはずです。

まずは、社内の業務の中から「最初の1業務」を選ぶところから始めてみてください。小さな一歩の積み重ねが、次の判断につながっていきます。完璧な計画を待つより、今できる範囲から動き出すことが、結果的に一番の近道になるはずです。